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Es ist nicht ganz unüblich, dass verschiedene Teams gleiche Prozesse anders umsetzen. Das kommt in den besten Familien - sprich Unternehmen - vor, und für schlanke, effiziente Prozesse ist das ein echter Stolperstein. Gleiches gilt auch für die ISO-Zertifizierung, in der Prozesse durchleuchtet, ggfs. optimiert und exakt dokumentiert werden - und zwar kontinuierlich.
Stefan Stein, Qualitätsmanagement-Beauftragter bei Eplan, kann ein Lied davon singen. Er ist ein "alter Hase" im Eplan Business und hat in 27 Jahren in vielen Bereichen Erfahrung gesammelt: vom Support über die Qualitätssicherung bis hin zur direkten Großkundenunterstützung, u.a. im Bereich Datenmanagement. Er ist es, der hinter die Kulissen schaut, die Frage nach dem "Wie" und "Warum" stellt und damit viel erreicht. Und: Er liebt es, mit Menschen zu arbeiten und ist ein exzellenter Zuhörer. Genau diese Fähigkeit ist aus seiner Sicht entscheidend, will man Prozesse verbessern und - im Zuge einer Zertifizierung - dokumentieren. Wir fragen nach, worauf es bei einer ISO-Zertifizierung ankommt und was ihn an seinem Job begeistert.
"Eine ISO-Zertifizierung ist kein Klotz am Bein, sondern eine Hilfe, um Prozesse zu verbessern!"
Der TÜV Nord hat bereits 2019 die Bereiche Training und Support bei Eplan ISO 9001 zertifiziert. Was haben aus deiner Sicht die Kunden davon, Stefan?
Die Qualität der Eplan Lösungen ist damit auch von offizieller Seite bestätigt, und das Wichtige: Der Standard gilt weltweit. In diesem Jahr ist in beiden Fachbereichen nach einem dreijährigen Überwachungszyklus eine Re-Zertifizierung geplant. Unsere Kunden sind in der Regel auch ISO 9001 zertifiziert und wissen die Vorteile von gut dokumentierten Prozessen zu schätzen.
Eine ISO 9001-Zertifizierung muss alle 3 Jahre wiederholt werden? Ist das aus deiner Sicht sinnvoll? Müssen Prozesse denn immer wieder neu gedacht werden?
Der dreijährige Zyklus einer Re-Zertifizierung ist aus meiner Sicht sinnvoll, denn es gibt in diesem Zeitraum immer wieder geänderte Rahmenbedingungen, oder – wie im Fall der Trainingsakademie und des Supports – eine Ausweitung des Anwendungsbereichs. Die Prozesse werden zwar nicht neu gedacht, aber durch stetige Optimierung immer wieder angepasst.
Man kann es vergleichen mit dem TÜV-Zertifikat beim eigenen PKW: Der Wagen ist einmal durch den TÜV gekommen – ohne die regelmäßige Wartung irgendwann nicht mehr. Bei der Zertifizierung ist das genauso: Prozesse müssen immer wieder überdacht werden, sonst ist ein QM-System nach drei Jahren komplett veraltet. Daran scheitern viele Unternehmen im Fall der Re-Zertifizierung. Wichtig ist: Die Dokumentation muss zum Prozess passen, nicht andersherum.
Manche Unternehmen auditieren ihre Lieferanten. Fällt diese Anforderung weg, wenn man wie Eplan ISO 9001 zertifiziert ist, oder gibt es weiterhin Einzel-Audits für Kunden?
Nein, diese Einzel-Audits fallen weg, da ja die ISO 9001 für alle ein gleichbleibend hoher Qualitätsstandard ist.
"Im Idealfall schaffe ich es, Leute an einen Tisch zu bringen, die sonst nicht miteinander reden", erklärt Stefan Stein, Qualitätsmanagement-Beauftragter bei Eplan im Interview.
Was macht die ISO-Zertifizierung mit der Prozessqualität insgesamt? Werden Arbeitsprozesse prinzipiell schneller und besser, oder ist das zu allgemein gesagt?
Die stetige Verbesserung ist ein elementarer Bestandteil der Norm. Durch unsere internen Audits und die Überwachungsaudits durch den TÜV Nord wird diese Prozess-Verbesserung auch gefordert und gefördert. Im Fall unseres Trainings- und Support-Bereichs sind mit der Einführung der ISO 9001 nun alle Abläufe optimiert und mit Prozess-Zielen definiert. Der risikobasierte Ansatz der ISO 9001 hat in allen Fachbereichen dazu geführt, mit definierten Maßnahmen die Abläufe in Richtung Qualität zu sichern.
| >>Analysieren, optimieren, verbessern, verschlanken – jedoch erst kommt das Zuhören und das Begreifen<< |
Kannst du Unternehmen einen Tipp geben, wenn sie selbst eine Zertifizierung angehen wollen?
Gerne. Aus meiner Erfahrung kommt Prozessverbesserung immer von unten – Kultur kommt immer von oben. Und: Wenn Sie einen Ablauf besser als Video dokumentieren können, brauchen Sie keine 100 Seiten schreiben! In irgendeiner Weise müssen Prozesse nachvollziehbar sein. Vieles ist schon dokumentiert, aber manches an drei Stellen. Wo hier die Prozesslandschaft aufgebaut ist, kann man manches einfacher machen. Das Ziel ist immer auch eine Verschlankung von Prozessen. Welche Art und Weise dafür die beste ist, entscheidet das Unternehmen. Wir bei Eplan machen jedes Jahr vier interne Audits. Nach jedem Audit gehen wir mit Verbesserungspotenzialen aus dem Meeting. In den letzten Wochen haben wir wieder in allen zertifizierten Fachbereichen Verbesserungspotenziale identifiziert, obwohl die Prozesse permanent optimiert wurden. Auch in gut strukturierten Prozessen findet sich immer noch Potenzial!
Gibt es eigentlich weitere Bereiche bei Eplan, die bereits zertifiziert sind, ggfs. auch andere Zertifizierungen als die 9001? Und – um es komplett zu machen – stehen noch Zertifizierungen aus?
Wir werden bis Ende des Jahres die Erst-Zertifizierung der Eplan Plattform Entwicklung durchführen. Daneben steht in diesem Jahr die Re-Zertifizierung im Support und in der Eplan Trainingsakademie an. In der Abteilung Qualitätsmanagement ist schon im zweiten Zyklus ein Überwachungsaudit geplant.
Neben der ISO 9001 für den Qualitätsstandard unserer Prozesse haben wir mit der ISO 27001 eine Zertifizierung der IT-Sicherheit unserer Cloud-Lösungen erreicht. Durch diesen Standard werden unserer Kunden bestätigt, dass ihre Daten bei Eplan sicher sind. Weitere Informationen und unsere Zertifikate sind für Kunden, und natürlich auch für Interessenten in unserem Eplan Trust Center verfügbar.
Was begeistert dich ganz persönlich daran, einen solchen Prozess zu begleiten?
Ganz einfach: Den Mehrwert für alle Beteiligten jeden Tag zu erleben. Die ISO 9001:2015 ist in ihrer heutigen Form der leichtgewichtige Leitfaden für alle Abläufe.
| >>Ich mag es mit Menschen zu arbeiten – als guter Auditor bist du Partner, nicht Gegner<< |
Danke dir Stefan für das Gespräch.
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